Pourquoi Microsoft 365 pour un cabinet
La plupart des cabinets en lancement fonctionnent avec un assemblage heterogene : un compte Gmail personnel pour la correspondance du cabinet, un Google Drive partage sans gestion des droits, un calendrier desynchronise du logiciel de gestion, et aucun acces documente en cas d'incident.
Le probleme n'est pas l'outil. Microsoft 365 repond aux besoins d'un cabinet de deux a dix avocats. Le probleme est que personne ne le configure avec les bons parametres : comptes sans authentification multifacteur, groupes de partage inexistants, migration depuis l'ancien prestataire en suspens, et le jour ou un associe part, personne ne sait qui detient quels acces.
Yezza configure le tenant Microsoft 365 complet, securise les comptes, gere la migration email et documente l'ensemble des acces pour que le cabinet conserve la maitrise de son environnement.
Pourquoi nous travaillons avec Microsoft 365
Nous travaillons principalement avec Microsoft 365 parce que c'est le socle qui s'integre le mieux avec les logiciels de gestion de cabinet que nous deployons. La plupart disposent de connecteurs natifs Outlook et Exchange. La synchronisation du calendrier, la gestion des contacts et le stockage documentaire fonctionnent de facon plus fluide dans cet ecosysteme pour un usage juridique.
Google Workspace n'est pas un mauvais choix. Si le cabinet l'utilise deja et que tout fonctionne, nous ne recommandons pas systematiquement la migration. Nous evaluons la pertinence au cas par cas, en fonction des integrations necessaires et du cout de transition.
Perimetre de configuration
Configuration du tenant complet : boites email professionnelles @votrecabinet.fr, calendriers partages, groupes de distribution, stockage OneDrive avec structure de dossiers adaptee (par dossier client, par matiere, par annee), et Teams si le mode de travail le justifie.
Securite de base activee des le depart : authentification multifacteur sur tous les comptes, politique de mots de passe conforme aux recommandations ANSSI, revue des droits d'acces, desactivation des partages externes par defaut.
Migration email si necessaire : redirection, transfert des archives, reconfiguration du domaine sur le nouveau tenant, verification de la bonne reception sur tous les postes et appareils mobiles. Cette migration est souvent la phase la plus sensible, car une interruption de messagerie pour un avocat peut signifier un delai de procedure manque.
Documentation complete transmise au cabinet : identifiants admin, propriete du tenant, contacts support Microsoft, procedure de recuperation en cas de perte d'acces.
Ce que ce service ne couvre pas
Le support Microsoft generaliste (problemes Word, formatage Excel) n'entre pas dans le perimetre.
Le deploiement SharePoint avance avec workflows Power Automate complexes ne fait pas partie de notre offre. Pour un cabinet de moins de dix personnes, OneDrive avec une structure de dossiers adaptee couvre la quasi-totalite des besoins de stockage. Les besoins d'intranet ou de gestion documentaire avancee relevent d'un integrateur specialise.
La telephonie Teams (standard telephonique integre) est un projet distinct qui depasse le perimetre de mise en route.
Deroulement
Recensement des usages : nombre de boites, prestataire actuel, appareils, habitudes de partage, dependances avec d'autres outils. Ce recensement prend environ une heure.
Configuration : tenant, boites, groupes, calendriers, stockage. Deux a trois jours ouvres.
Migration email : un a trois jours supplementaires selon le volume d'archives et la complexite du domaine source.
Tests : envoi, reception, calendrier partage, synchronisation mobile, acces OneDrive. La mission n'est consideree terminee que lorsque chaque utilisateur a verifie le bon fonctionnement sur son poste et son telephone.
Passation : guide court (deux pages) couvrant les gestes quotidiens : partage de dossier, planification de reunion, ajout au carnet d'adresses partage, contact en cas de probleme.
Questions frequentes
La migration depuis un autre prestataire est-elle possible ?
Oui. Nous gerons les migrations depuis OVH, Ionos, Gandi, Google Workspace et la plupart des hebergeurs. Le delai depend du volume d'archives et de la configuration DNS existante. Un test sur une boite pilote precede la bascule complete.
Microsoft 365 est-il obligatoire ?
Non. C'est notre recommandation par defaut pour la qualite des integrations avec les logiciels de gestion cabinet. Si le cabinet fonctionne sur Google Workspace sans besoin de changer, nous adaptons l'accompagnement.
Le cabinet conserve-t-il la maitrise du tenant ?
Oui. Le tenant, le domaine et les comptes administrateurs sont au nom du cabinet. Yezza dispose d'un acces delegue pour la configuration et le support, revocable a tout moment. Tout est documente.
Comment gerer le depart d'un associe ?
Un protocole est documente des la mise en place : desactivation du compte, sauvegarde des emails et documents, transfert de propriete des dossiers partages, revocation des acces.
Prendre rendez-vous
Demandez un audit de cadrage de votre environnement collaboratif. En 30 minutes, nous evaluons la configuration actuelle et identifions les ajustements prioritaires. Si la configuration existante est satisfaisante, nous l'indiquons.